Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – co warto wiedzieć?
24.10.2024r.
Efektywne przechowywanie dokumentacji pracowniczej to fundament sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Właściwe prowadzenie akt pracowniczych jest nie tylko obowiązkiem określanym przez przepisy prawa, ale może także wspierać codzienne operacje i procesy biznesowe. Przyspieszająca cyfryzacja i zaostrzające się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych sprawiają, że zarządzanie dokumentacją staje się coraz bardziej złożone. Co warto wiedzieć o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
Rodzaje dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza obejmuje różnorodne dokumenty, które są niezbędne do prawidłowego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Składa się ona z kilku głównych części.
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak kwestionariusze osobowe, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, w tym umowy o pracę, zakresy obowiązków oraz potwierdzenia odbycia szkoleń.
- Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak wypowiedzenia, świadectwa pracy oraz dokumenty dotyczące odpraw.
- Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracownika, obejmujące upomnienia, nagany oraz inne dokumenty dotyczące nałożonych kar.
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracowników, wprowadzone od 2023 roku, obejmujące wyniki kontroli trzeźwości oraz dokumentację związaną z procedurami kontroli.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – 10 czy 50 lat?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wcześniej okres ten wynosił 50 lat, jednak zmiany wprowadzone w 2019 roku miały na celu zmniejszenie kosztów związanych z długoterminowym przechowywaniem dokumentów.
Nowe przepisy dotyczą pracowników zatrudnionych po 2019 roku. Jeśli pracownik został zatrudniony przed 2019 roku, a dokumenty zawierają akta osobowe, pracodawca ma obowiązek przechowywać je przez okres 50 lat.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – papierowo czy elektronicznie?
Wybór między papierowym a elektronicznym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, dostępne zasoby oraz potrzeby operacyjne.
Składowanie dokumentów papierowych jest tradycyjną metodą, która nie wymaga specjalistycznego sprzętu ani oprogramowania, ale dokumenty zajmują dużo miejsca i są podatne na blaknięcie czy uszkodzenia. Z kolei przechowywanie elektroniczne, dzięki systemom zarządzania dokumentacją (DMS), umożliwia łatwy dostęp, oszczędność miejsca i lepsze zabezpieczenie danych. Elektroniczne dokumenty można szybko wyszukiwać i udostępniać, co zwiększa efektywność pracy. Wiele firm decyduje się na hybrydowe podejście, łącząc zalety obu metod, aby zapewnić sobie większą elastyczność. Ostateczny wybór powinien uwzględniać specyficzne potrzeby organizacji oraz obowiązujące przepisy prawne dotyczące przechowywania dokumentacji.
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawa oraz efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi. Wybór odpowiednich metod i narzędzi, regularne audyty oraz szkolenia pracowników zapewniają bezpieczeństwo danych i sprawne funkcjonowanie firmy.
Warto również przeczytać
Zamów ofertę