Prawo a niszczenie dokumentów – jakie przepisy musisz znać?

Zarządzanie dokumentami jest podstawowym elementem funkcjonowania każdej organizacji. Właściwe przechowywanie i niszczenie dokumentów nie tylko pomaga w utrzymaniu porządku, ale również jest niezbędne z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa. Niewłaściwe zarządzanie dokumentami może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym wysokich kar finansowych oraz odpowiedzialności karnej. Co warto wiedzieć o bezpiecznym niszczeniu dokumentów?

RODO a niszczenie dokumentów

Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) z 25.05.2018 r. uregulowało wiele kwestii związanych z przetwarzaniem wrażliwych danych. Zgodnie z RODO, dane osobowe mogą być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Po upływie tego okresu muszą zostać bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane.

Jak długo należy przechowywać określone dokumenty?

• Dokumenty księgowe (takie jak księgi rachunkowe, kopie rachunków oraz faktur) powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dokumentacja pracownicza (w tym listy płac i karty wynagrodzeń) powinna być przechowywana między 20 a 50 lat od momentu zakończenia pracy przez pracownika.

Metody niszczenia dokumentów zgodne z przepisami

Istnieje kilka metod niszczenia dokumentów, które są zgodne z przepisami prawa.

• Niszczarki – urządzenia te są powszechnie stosowane do niszczenia dokumentów papierowych. Ważne jest, aby niszczarka spełniała odpowiednie normy bezpieczeństwa, takie jak ISO/IEC.
• Usługi niszczenia dokumentów – firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oferują profesjonalne usługi, które zapewniają zgodność z przepisami. Dokumenty są odbierane, transportowane i niszczone w bezpieczny sposób, a klient otrzymuje certyfikat utylizacji.
• Niszczenie elektroniczne – dokumenty w formie elektronicznej, takie jak pliki na dyskach twardych czy nośnikach USB, muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie. Można to zrobić poprzez fizyczne zniszczenie nośnika lub zastosowanie specjalistycznego oprogramowania do bezpiecznego usuwania danych.

Konsekwencje niewłaściwego niszczenia dokumentów

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących niszczenia dokumentów może prowadzić do nałożenia wysokich kar finansowych. Zgodnie z RODO za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych, w tym ich nielegalne niszczenie, można nałożyć karę nawet do kilku procent całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Jeśli dane osobowe trafią w niepowołane ręce, można spodziewać się nie tylko grzywny, ale również kary pozbawienia lub ograniczenia wolności.

Przestrzeganie przepisów dotyczących niszczenia dokumentów jest niezwykle istotne i pozwala uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Jednym z najbezpieczniejszych sposobów na utylizację dokumentacji jest zlecenie tych prac firmie zewnętrznej, która profesjonalnie zajmie się wszystkim i przeprowadzi procedurę niszczenia dokumentów krok po kroku oraz zgodnie z przepisami.